> я в таких случаях звоню и лично беседую пока все не узнаю что мне нужно
... а я не звоню 
Потому что в телефонном разговоре можно легко потерять мысль (или сбиться на грубость), а главное - ответ чиновника никуда не пришьёшь и позже ничего не докажешь. Aussage gegen Aussage как говорится 
В общем обжигалась я - и не раз. С тех пор - всё только в письменной форме, с толком, с расстановкой.
С австрийскими бюрократами надо бороться их же методами - доводить их до белого каления цивилизованным способом 